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Política de reembolsos: como reduzir custos de viagens corporativas

As viagens corporativas representam na maioria das empresas uma relevante parcela dos gastos, sobretudo naquelas que precisam deslocar seus funcionários e equipes com bastante frequência. Nesse caso, a saída para reduzir os custos e controlar as despesas pode ser o estabelecimento de uma política de reembolsos específica da empresa.

Basicamente, uma política de reembolsos compreende os limites de gastos estabelecidos pela empresa no que tange o ressarcimento das despesas advindas de viagens corporativas. Costumam ser reembolsados itens como passagens, combustível, alimentação, quilometragem com o veículo próprio, hospedagem, dentre outros. No entanto, ao estabelecer uma política de reembolsos em uma empresa, é preciso definir regras que condizem com a realidade da organização, e perceber aquilo que é mais adequado.

A política de reembolsos torna-se necessária na medida em que garante aos funcionários que eles não terão que arcar com os gastos em viagens de negócios, como almoços e encontros com clientes e, portanto, não terão suas finanças comprometidas. Com isso, a empresa deixa claro quais são os itens passíveis de ressarcimento e os valores limites que reembolsa, evitando desconfortos.

Na hora de estabelecer uma política de reembolsos, alguns fatores são fundamentais para o sucesso das medidas. Deixar claro quais itens serão reembolsados, como esse ressarcimento deve ser solicitado, apresentação ou não de recibos e teto de gastos são alguns dos primeiros itens que precisam ser definidos e comunicados apropriadamente a todos os que participam de viagens corporativas.

Vantagens

Estabelecer uma política de reembolsos pode contribuir muito para os processos da empresa. Estipular regras para os reembolsos deixa claro para o funcionário o que poderá ser reembolsado ou não, de forma que ele fique ciente de suas despesas de viagem. Além disso, o controle de gastos pode ser feito com muito mais facilidade, afinal, a empresa pode definir um número limitado de despesas diárias ou valores limite para cada segmentação e, com isso, consegue realizar uma estimativa do custo que terá.

Indicar algumas regras é também uma maneira de evitar eventuais fraudes ou equívocos relacionados às despesas. Desse modo, a política de reembolsos auxilia na redução dos custos na medida em que exige um detalhamento maior dos gastos e a apresentação de notas fiscais ou recibos comprobatórios evitando que o funcionário gaste mais do que o estabelecido pela companhia.

Dicas

Para aplicar uma política de reembolso de despesas eficaz é preciso que tenha conhecimento de todo o processo. É necessário verificar a legislação vigente e quais as obrigações relacionadas a esses reembolsos, estabelecer os gastos que serão cobertos pela empresa e definir um teto, que pode ser diário ou individual (por refeição ou por pernoite, por exemplo), estimar os custos envolvidos e possíveis imprevistos, certificar que os funcionários estão cientes do que foi estabelecido, e pensar na melhor forma de gerenciar todos os dados que serão recebidos e processá-los de forma adequada para que haja um controle efetivo.

O VExpenses é um exemplo de aplicativo que otimiza a gestão de reembolso de despesas corporativas de forma simples e eficiente. Por meio do app, é possível estabelecer os limites individuais e diários para cada tipo de despesa (alimentação, hospedagem, táxi, dentre outros), como também automatizar todo o processo, como por exemplo o registro das despesas em tempo real.

“Auxiliamos todo o processo de reembolso de forma simples e, ao mesmo tempo, personalizada. Não adianta estabelecer uma política sólida e interessante, mas que não tenha um método de controle adequado. É nesse ponto que o nosso app se baseia”, explica Thiago Campaz, sócio e fundador do VExpenses . O aplicativo fornece ainda relatórios de despesas completos que ajudam a criar um cenário mais preciso dos gastos com viagens corporativas. Para conhecer mais o app, visite o site www. vexpenses.com e baixe-o na Google Play ou Apple Store .

fonte: Infomoney

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